POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD
GAMA AUTOMOTORES S.A.S.
1. Identificación del responsable del tratamiento
Razón social: GAMA Automotores S.A.S.
NIT: 800.023.917-1
Dirección: Carrera 43A – Avenida El Poblado No. 30-74, Local 2
Ciudad: Medellín, Colombia
Teléfono: (+57) 310 825 0548
Correo electrónico: [email protected]
En adelante, “GAMA Automotores”, “la empresa”, “nosotros” o “nuestro”.
2. Objeto de la política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad tiene como finalidad informar a los usuarios del sitio web, clientes potenciales, clientes, representantes de empresas o entidades, proveedores, contratistas y demás titulares de información sobre la forma en que GAMA Automotores recolecta, almacena, consulta, usa, actualiza, circula, transmite, protege y, cuando corresponda, suprime sus datos personales.
Esta política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las disposiciones incorporadas en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales.
3. Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por GAMA Automotores mediante:
formularios del sitio web;
solicitudes de contacto, asesoría o cotización;
correo electrónico;
llamadas telefónicas;
WhatsApp y otros canales de mensajería;
redes sociales;
reuniones comerciales;
visitas a las instalaciones;
órdenes de servicio;
contratos, cotizaciones y documentos comerciales;
actividades de servicio, soporte y posventa;
ferias, eventos o actividades comerciales;
registros fotográficos o audiovisuales de vehículos y proyectos;
sistemas de videovigilancia, cuando corresponda;
cualquier otro medio físico o digital autorizado por el titular.
Esta política aplica a los datos personales tratados en territorio colombiano o cuando el tratamiento se encuentre sometido a la legislación colombiana.
4. Principios aplicables al tratamiento
GAMA Automotores realizará el tratamiento de datos personales de acuerdo con los siguientes principios:
Legalidad: el tratamiento se realizará de conformidad con las normas aplicables.
Finalidad: los datos serán tratados para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
Libertad: el tratamiento requerirá el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.
Veracidad y calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: el titular podrá solicitar información sobre la existencia y el uso de sus datos personales.
Acceso y circulación restringida: los datos solo podrán ser tratados por personas autorizadas o habilitadas por la ley.
Seguridad: se adoptarán medidas razonables para proteger la información frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido o fraude.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a conservar la reserva de la información.
5. Datos personales que podemos recolectar
Dependiendo de la relación con el titular, del canal utilizado y de la finalidad del tratamiento, GAMA Automotores podrá recolectar:
Datos de identificación y contacto
nombres y apellidos;
tipo y número de documento de identidad, cuando sea necesario;
número de teléfono o celular;
correo electrónico;
ciudad, municipio o ubicación general;
dirección de residencia o correspondencia, cuando corresponda.
Datos empresariales o institucionales
empresa, entidad o institución a la que pertenece el titular;
cargo, dependencia o área;
datos de contacto corporativo;
información necesaria para procesos comerciales, contractuales o institucionales.
Información relacionada con vehículos y proyectos
tipo de vehículo;
marca, referencia, modelo y año;
placa, número de identificación vehicular o información técnica, cuando resulte necesaria;
fotografías, videos, planos, diseños o especificaciones del vehículo;
requerimientos de adecuación, transformación, personalización o dotación;
información sobre el uso operativo, institucional, comercial o especializado del vehículo;
presupuesto estimado, alcance, tiempos y condiciones del proyecto;
historial de solicitudes, servicios, modificaciones o garantías.
Información comercial y contractual
solicitudes de asesoría o cotización;
productos o servicios de interés;
propuestas comerciales;
órdenes de servicio;
contratos;
facturación;
información tributaria;
medios o comprobantes de pago;
comunicaciones relacionadas con negociaciones, proyectos o servicios;
información requerida para el cumplimiento de obligaciones contractuales.
Datos digitales y de navegación
Cuando corresponda, el sitio web podrá recolectar:
dirección IP;
tipo de dispositivo;
navegador;
sistema operativo;
páginas visitadas;
duración de la navegación;
fuente de acceso;
interacciones con formularios, botones o contenidos;
identificadores de cookies y tecnologías similares.
Información audiovisual
GAMA Automotores podrá tratar imágenes, fotografías, audios o videos relacionados con:
vehículos recibidos o intervenidos;
procesos de transformación y adecuación;
entregas de proyectos;
instalaciones, eventos o actividades corporativas;
testimonios o casos de éxito;
registros de seguridad y videovigilancia.
La publicación de imágenes en las que una persona sea identificable o de información asociada a un cliente, empresa, entidad o proyecto estará sujeta a la autorización correspondiente, salvo que exista otra base legal aplicable.
6. Datos sensibles y datos de menores de edad
GAMA Automotores no solicitará intencionalmente datos sensibles a través de su sitio web o canales comerciales, salvo que resulten estrictamente necesarios para una finalidad legítima y se cumplan las exigencias legales aplicables.
Cuando se solicite información sensible, se informará al titular:
cuáles datos tienen carácter sensible;
la finalidad específica de su tratamiento;
que no está obligado a autorizar su tratamiento;
que su consentimiento deberá ser expreso.
La empresa no condicionará la prestación de un servicio o el desarrollo de una relación comercial al suministro de datos sensibles que no sean necesarios.
GAMA Automotores no dirige sus servicios ni sus formularios a niños, niñas o adolescentes. El tratamiento de datos de menores de edad solo se realizará cuando sea excepcionalmente necesario, respete su interés superior, garantice sus derechos fundamentales y cuente con la autorización de su representante legal cuando sea exigible.
7. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados por GAMA Automotores podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
Atención y gestión comercial
atender solicitudes de contacto, información, asesoría o cotización;
identificar las necesidades del cliente o prospecto;
evaluar la viabilidad técnica, comercial y operativa de un proyecto;
elaborar y presentar propuestas o cotizaciones;
contactar al titular para ampliar información;
realizar seguimiento a oportunidades comerciales;
gestionar relaciones con clientes potenciales y actuales;
programar visitas, reuniones, inspecciones o evaluaciones técnicas;
mantener un historial de comunicaciones y solicitudes.
Desarrollo de proyectos y prestación de servicios
planear, diseñar, cotizar y ejecutar proyectos de adecuación, personalización o transformación vehicular;
recibir, inspeccionar, intervenir, entregar y hacer seguimiento a vehículos;
documentar las condiciones de ingreso y entrega del vehículo;
gestionar órdenes de servicio, especificaciones, modificaciones y aprobaciones;
controlar avances, cambios, cronogramas y entregables;
gestionar garantías, mantenimientos, reparaciones, soporte y posventa;
coordinar servicios con proveedores, contratistas o aliados especializados;
mantener trazabilidad técnica y documental de los proyectos.
Gestión administrativa, contractual y financiera
adelantar procesos precontractuales y contractuales;
verificar información comercial o empresarial;
elaborar contratos, órdenes de compra, cuentas de cobro y facturas;
gestionar pagos, cartera, contabilidad y obligaciones tributarias;
realizar controles administrativos y financieros;
conservar documentos como soporte de las operaciones;
atender auditorías, reclamaciones y controversias;
cumplir obligaciones legales y contractuales.
Marketing y comunicaciones
Cuando exista autorización o una base legal aplicable, GAMA Automotores podrá utilizar los datos para:
enviar información sobre servicios, proyectos, novedades o contenidos;
comunicar ofertas, invitaciones, eventos o campañas;
realizar encuestas de satisfacción;
medir la calidad del servicio y la experiencia del cliente;
segmentar comunicaciones comerciales;
realizar acciones de remarketing o medición publicitaria;
mantener relaciones comerciales con clientes y prospectos.
El titular podrá solicitar en cualquier momento que se suspenda el envío de comunicaciones promocionales.
Portafolio, casos de éxito y contenido audiovisual
Con la autorización correspondiente, la empresa podrá:
registrar mediante fotografías o videos los procesos y resultados de los proyectos;
publicar imágenes de vehículos intervenidos;
presentar proyectos en el sitio web, redes sociales, propuestas, portafolios o materiales comerciales;
documentar entregas, eventos, testimonios o casos de éxito;
utilizar contenidos audiovisuales para fines informativos, institucionales o promocionales.
Cuando el proyecto esté sujeto a reserva, confidencialidad o restricciones institucionales, GAMA Automotores respetará las condiciones contractuales y autorizaciones aplicables.
Seguridad
controlar el acceso a las instalaciones;
proteger a visitantes, clientes, trabajadores, contratistas y bienes;
prevenir incidentes de seguridad;
verificar hechos relacionados con pérdidas, daños o conductas irregulares;
atender requerimientos de autoridades competentes.
Cumplimiento legal
responder consultas, peticiones, quejas y reclamos;
atender requerimientos administrativos o judiciales;
cumplir obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables y contractuales;
ejercer o defender derechos en procedimientos administrativos o judiciales;
prevenir fraude, suplantación o usos no autorizados de los servicios.
8. Autorización del titular
GAMA Automotores solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea requerida por la normativa aplicable.
La autorización podrá obtenerse mediante:
formularios físicos o digitales;
casillas de aceptación en el sitio web;
contratos;
órdenes de servicio;
mensajes de datos;
correo electrónico;
WhatsApp;
grabaciones telefónicas;
documentos firmados;
conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.
La empresa conservará prueba de las autorizaciones obtenidas y de la información suministrada al titular al momento de la recolección.
La autorización no será necesaria en los casos expresamente establecidos por la ley.
9. Derechos del titular
El titular de los datos personales tiene derecho a:
conocer, actualizar y rectificar sus datos;
solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea procedente;
conocer el uso que se ha dado a su información;
presentar consultas, solicitudes y reclamos;
solicitar la corrección de información incompleta, inexacta, fraccionada o que induzca a error;
solicitar la supresión de los datos cuando sea procedente;
revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual que impida hacerlo;
acceder gratuitamente a sus datos personales;
abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de menores de edad;
presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante GAMA Automotores.
La supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando la información sea necesaria para la formulación, ejecución o defensa de reclamaciones.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes, representantes o personas debidamente autorizadas podrán ejercer sus derechos mediante una solicitud enviada a:
Correo electrónico: [email protected]
También podrán presentar su solicitud en la sede de GAMA Automotores o mediante los canales de contacto habilitados por la empresa.
La solicitud deberá incluir, cuando corresponda:
nombre e identificación del titular;
descripción clara de la consulta, solicitud o reclamo;
datos de contacto para recibir respuesta;
documentos que acrediten la calidad en la que actúa, cuando sea necesario;
documentos o pruebas que soporten la solicitud.
11. Transmisión, circulación y transferencia de datos
GAMA Automotores no venderá, alquilará ni comercializará los datos personales de los titulares para finalidades ajenas a las autorizadas o permitidas por la ley.
La empresa podrá compartir o transmitir información con:
proveedores de alojamiento web y servicios tecnológicos;
proveedores de correo electrónico, CRM y almacenamiento;
plataformas de formularios y atención al cliente;
servicios de mensajería y comunicaciones;
proveedores de analítica, publicidad y medición digital;
proveedores de facturación, contabilidad y pagos;
contratistas, técnicos, fabricantes o proveedores que participen en los proyectos;
entidades financieras o aseguradoras, cuando corresponda;
asesores jurídicos, contables o administrativos;
empresas de transporte, logística o mensajería;
aliados comerciales debidamente autorizados;
autoridades administrativas o judiciales;
terceros autorizados por el titular o habilitados por la ley.
Los terceros que actúen como encargados deberán tratar los datos conforme a las instrucciones de GAMA Automotores, aplicar medidas de seguridad, mantener la confidencialidad y utilizar la información únicamente para las finalidades autorizadas.
Cuando se utilicen proveedores tecnológicos ubicados fuera de Colombia, el tratamiento se realizará de conformidad con las reglas aplicables a la transmisión o transferencia internacional de datos personales.
12. Seguridad de la información
GAMA Automotores adoptará medidas administrativas, humanas, físicas, organizacionales y tecnológicas razonables para proteger los datos personales contra:
pérdida;
adulteración;
acceso no autorizado;
consulta indebida;
uso fraudulento;
divulgación;
alteración;
destrucción.
Entre estas medidas podrán encontrarse controles de acceso, gestión de usuarios, copias de seguridad, compromisos de confidencialidad, protección de dispositivos, procedimientos internos y restricciones de acceso según las funciones del personal.
Ningún sistema físico o digital es completamente invulnerable. Sin embargo, GAMA Automotores actuará con diligencia para prevenir incidentes y gestionarlos conforme a la normativa aplicable.
13. Cookies, analítica y tecnologías similares
El sitio web de GAMA Automotores podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas y tecnologías similares para:
permitir el funcionamiento del sitio;
recordar preferencias;
conocer el origen de las visitas;
medir tráfico y navegación;
analizar el desempeño del contenido;
mejorar la experiencia del usuario;
medir formularios, contactos o conversiones;
personalizar comunicaciones o publicidad;
realizar remarketing, cuando exista autorización.
Estas tecnologías podrán ser propias o administradas por terceros, como proveedores de analítica, publicidad, alojamiento o redes sociales.
El usuario podrá administrar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de algunas cookies podría afectar el funcionamiento de determinadas características del sitio.
Cuando las cookies impliquen tratamiento de datos personales, se aplicarán esta política, el aviso de cookies y los mecanismos de autorización correspondientes.
14. Conservación de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para:
cumplir las finalidades informadas;
gestionar la relación comercial o contractual;
ejecutar y documentar proyectos;
prestar servicios de garantía o posventa;
atender solicitudes del titular;
cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales;
gestionar reclamaciones o ejercer derechos;
conservar evidencia de autorizaciones y operaciones.
Una vez cumplida la finalidad y cuando no exista un deber legal o contractual de conservación, los datos podrán ser eliminados, suprimidos, bloqueados o anonimizados.
La solicitud de supresión no implicará necesariamente la eliminación inmediata de toda la información cuando exista una obligación legal, contractual, técnica o probatoria que justifique su conservación.
15. Videovigilancia
Cuando GAMA Automotores utilice cámaras de videovigilancia en sus instalaciones, las imágenes serán tratadas principalmente para:
proteger a las personas y los bienes;
controlar el acceso;
prevenir incidentes;
verificar hechos relacionados con seguridad;
apoyar investigaciones internas o requerimientos de autoridades.
Las zonas vigiladas estarán identificadas mediante avisos visibles.
Las imágenes solo serán consultadas por personal autorizado y serán conservadas durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad de seguridad, salvo que deban preservarse por una investigación, reclamación o requerimiento legal.
16. Modificaciones de la política
GAMA Automotores podrá actualizar o modificar esta política para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o comerciales.
Cuando las modificaciones sean sustanciales y puedan afectar el contenido de la autorización otorgada, serán comunicadas al titular antes de su implementación o, a más tardar, al momento de aplicar la nueva política.
La versión vigente estará disponible en los canales digitales o físicos definidos por la empresa.
17. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad entra en vigor a partir del [FECHA DE PUBLICACIÓN].
Las bases de datos administradas por GAMA Automotores tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades aquí establecidas y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.
18. Canal de atención para protección de datos
Para consultas, reclamos, solicitudes de acceso, actualización, corrección, supresión, revocatoria de autorización o cualquier asunto relacionado con el tratamiento de datos personales, el titular podrá contactar a:
GAMA Automotores S.A.S.
NIT: 800.023.917-1
Dirección: Carrera 43A – Avenida El Poblado No. 30-74, Local 2
Ciudad: Medellín, Colombia
Teléfono: (+57) 310 825 0548
Correo electrónico: [email protected]